Pasos (‘papeleo’) tras una defunción

Si estás leyendo esto no por haber llegado a ello ‘sin querer’, sino habiéndo buscado expresamente sobre este tema, ¡lamento tu pérdida! (-_-)

Por azar, en 6 años hemos tenido que hacer estos pasos para 3 personas; por lo que voy a intentar recopilar aquí, por si le sirven a alguien para aclararse, los pasos a dar tras una defunción. (Los ‘papeleos’ obligatorios para tema de herencia).

*NOTA1: Lo que voy a contar es para el caso de Madrid, España.

* NOTA2: Ni soy de letras, ni me dedico a nada de esto; esta entrada de blog que he decidido escribir es para ayudar a ‘traducir’ al lenguaje natural el caos de términos jurídicos de papeleos y sitios a los que hay que ir. Pero no lo toméis como una guía oficial. 😉 . Confirmad siempre en webs oficiales las direcciones donde hacer cada trámite.

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Primero…,
RESUMEN, muy por encima, DE TODO EL PROCESO:

1. Al fallecer te dan en el propio hospital un papel llamado «certificado literal de defunción». (Se pueden conseguir copias, pero eso lo vemos más adelante).
2. Con ese papel vas a otro sitio en el que solicitas «últimas voluntades». Allí se ve si tenía testamento y la notaría en que está.
3. Vas a esa notaría (se puede también a otra pero eso también lo vemos más adelante), y consigues el testamento.
4. Con el testamento, un notario, –que puede ser ese mismo o cualquier otro–, genera el «cuaderno de partición de herencia». (Concretamente primero un «borrador»).
5. Ante notario (–que, por lo que hemos visto, suele ser altivo/chulo–) firmais todos los herederos.
6. Antes de recibir ningún dinero, tienes que pagar el impuesto de sucesiones (y plusvalías si hay casas de por medio).
7. Y finalmente con todos los papeles recopilados y tu número de cuenta bancaria tuya, vas al banco a que te transfieran tu parte de dinero de la herencia.

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Y ahora intento contar más extendido cada paso:

1.- CERTIFICADO LITERAL DE DEFUNCIÓN

• Uno os lo habrán dado en el hospital. (Aunque haya varias familias de herederos, dan uno). Es una hoja blanca en que salen los datos de la persona y del fallecimiento y un sello.
• Copias de ese certificado de defunción: se piden en el registro civil. c/ Pradillo 88. 1ª planta. Son gratuitas. Hay que llevar el DNI tuyo de quien lo pide y saber el DNI y fecha de defunción del fallecido. (En algunos sitios pone que sepas también los nombres de los padres del fallecido).

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1.1) POSIBLE PASO EXTRA: Aunque después de 15 días podrás saber, al solicitar sus «últimas voluntades», si el difunto tenía seguros.., puede que para «ya» para el día del fallecimiento necesites ponerte en contacto con el Seguro de Decesos para que te guíe y se haga cargo de todo el tema del tanatorio o traslados del cuerpo. Si no sabes cuál era su Seguro, tal vez puedas averiguarlo mirando sus movimientos domiciliados del banco.

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2.- ÚLTIMAS VOLUNTADES

• Se pide para saber si tenía testamento y, en caso de que sí, qué notaría tiene la última versión (*) de su testamento. (*= porque aunque encuentres por casa un testamento antiguo, no significa que sea el último en vigor; puede haber cambiado de idea y rehacer otro repartiendo diferente)
• Sólo puede solicitarse a partir de 15 días hábiles después del fallcimiento. No antes.
• En esa solicitud puedes marcar también, en el mismo impreso, la crucecita de solicitar saber si tenía seguros de vida. (la primera zona de la hoja, la de «identificación» son tus datos, no los del fallecido).
• El lugar (en Madrid) es Pza. Jacinto Benavente 3, ministerio de justicia. (En algunos sitios pone como dirección c/Bolsa 8; si lo buscas en un mapa verás que son dos calles de una misma esquina).
• El impreso, «790» – «últimas voluntades» y es de papel azul autocopiativo. (Si mal no recuerdo, son 3 copias: la que se quedan ellos, una ‘para la administración’ y una ‘para el interesado’).
• Previo a ir en persona a entregarlo hay que haber pagado ~4€ por cada crucecita marcada, (osea.. ~8€), en cualquier banco diciendo que es ‘para pagar el solicitar el impreso de últimas voluntades’; en el banco ya saben perfectamente a dónde va (no hace falta saber “un concepto de transferencia” ni “destinatario” ni nada).

*NOTA: este trámite por ejemplo, creo que se puede solicitar por internet pero luego hay que ir igualmente en persona a recogerlo; por lo que recomiendo ir desde el principio y ya está, y te lo llevas en el acto.

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3.- TESTAMENTO

• Si no hay testamento  la cosa se complica y desconozco bien el proceso porque no me ha pasado. Pero lo llaman «Ab-intestato» y consistirá, supongo, en demostrar que eres heredero mediante libros de familia tuyos, de tus padres, etc.
  El orden de posibles herederos, por lo que hemos leído, es: hijos; si no tenía hijos, conyuge; si no tenía o ya murió conyuge, padres del fallecido; si no estan vivos ya, hermanos del fallecido; si tampoco hay, hijos de esos hermanos.
• Si sí hay testamento… éste se encuentra en la notaría cuya dirección y nombre aparecían en la respuesta a tu solicitud de «últimas voluntades».
  • Se puede ir a esa notaría y pedir la copia autorizada del testamento allí. O, si esa notaría en que hizo el testamento está en otra ciudad por ejemplo, se puede, desde cualquier notaría a la que vayas, pedir que lo envíen a esa a la que has ido; y se reenvian la copia entre ellas y te la tienen en la ‘tuya’ en unos días.
  • NOTA: Si el notario o notaría en que se hizo el testamento (el que aparece en la hoja de «Últimas voluntades») ya no existe, puedes averiguar dónde está ahora los testamentos de ese notario preguntando en el «Archivo General de Protocolos«. (El teléfono del de Madrid es 91 420 05 26).
• En todos los casos, siempre para cada nuevo ‘paso’ necesitas llevar contigo los papeles conseguidos en el paso anterior. Ejemplo: para ir a Notarías a pedir testamentos, necesitarás certificado de defunción y certificado de últimas voluntades.

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4.- CUADERNO DE PARTICIÓN

Para repartir la herencia, un notario (sus ‘secuaces’) tienen que redactar el ‘cuaderno de partición’ o ‘de adjudicación de herencia’; que es poner por escrito, al estilo del testamento pero concretando cifras y referencias catastrales, qué le corresponde a cada heredero.

Este documento puedes pedir que lo hagan en la misma notaría en que obtuviste el testamento, pero puede ser cualquier otra que tú quieras.

Para que los de la notaría puedan redactar el documento, han de saber qué posesiones tenía el ‘causante‘ (nombre que le dan todo el rato en cosas legales de estas… a la persona fallecida).

• Si has contratado una gestoría que te haga los trámites, sabrán dónde obtener esa información y lo harán ellos; pero supongo que de ser así no estarías leyendo esto.
• Si tienes que ser tú el que sepa los bienes..:
  • Bienes inmuebles (o sea: casas y tierras) –> En el Catastro [en el caso de Madrid es en Hacienda, en Guzman el Bueno; bajando y al fondo] solicitas que te saquen listado de los bienes inmuebles de esa persona. Saldrán una o varias hojas en que, por párrafos, pone breve información de localización y referencia catastral de cada cosa. Esas referencias es lo que necesitas/necesitan para el cuaderno de partición.
  • Cuenta del banco –> [No se nos ha dado el caso de si no conoces si tiene dinero en otros bancos. Desconozco como se averigüa eso. Supongo que se solicitará en el Banco de España]. Para cuando sí sabes en qué banco tenía el dinero, sería ir a allí demostrando como siempre que eres heredero (certificado defunción y testamento) para que te saquen una hoja de la cifra exacta de dinero el día de su muerte. –Y supongo que otra de ‘a día actual’, para asegurarse que nadie más ha sacado nada posterior–.
    (Aún no te darán el dinero. Sólo te lo ingresará después de que les muestres que están ya hechos los dos pasos siguientes: pagados los impuestos y firmado el cuaderno de partición).
• Otros datos que necesitarán para el cuaderno de partición son los de los herederos. Y cualquier testamento o documentación extra (de si, por ejemplo, muere tu abuela habiendo fallecido antes que ella, tu padre; con lo que el heredero heres tú pero a dos grados de parentesco de distancia).

Si en la notaría hacen bien las cosas, deberían enviarte por correo el borrador de lo que vas a firmar ese día. (En nuestro caso la primera vez fue así, pero ésta última nos lo enseñaron sobre la marcha el día de la firma unos minutos antes).

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5.- FIRMA ANTE NOTARIO «ADJUDICACIÓN DE HERENCIA»

El día y hora de firma lo fijas con la notaría. Ellos te dicen cuándo podría ser, y tú eliges entre las opciones. (Esto supongo que variará entre cada notaría).

En cualquier caso, para firma de cosas ante notario, te dan justificante para el trabajo.

Este paso va antes que el de tener que ir a pagar impuestos por lo que vas a heredar. Es una duda común. Va esto primero. Primero se firma que va a ser tuyo, luego se paga por ello y por último ya el banco aceptará desbloquearlo y dártelo una vez que le muestras que está todo en orden.

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6.- IMPUESTO DE SUCESIONES (Y PLUSVALÍA)

En nuestro caso, Comunidad de Madrid, es en Pº. General Martínez Campos 30, planta baja. Y este pago del impuesto hay que hacerlo antes de 6 meses desde el fallecimiento (si se hace más tarde, hay que pagar más).
(—Insisto en que los datos concretos sobre qué presentar, plazos, lugares, horarios…, mejor los verifiquéis en webs oficiales—).

Hay que pedir obligatoriamente cita previa. Se puede pedir por internet.

Si hay varias ‘partes’ heredando (—que, salvo si eres hijo único, siempre las hay—), hay que pedir una única cita y te rellenarán tantos papeles como herederos seáis. No hace falta que vayan todos ni ningún tipo de autorización firmada, ni «Poder notarial» ni nada parecido. Sólo llevar fotocopia de sus DNIs.

• NOTA: No hace falta comprar el «modelo 650». Ahora(desde2019) ya es más moderno y te lo rellenan en ordenador y te imprimen lo necesario. 🙂

Lo que nos han pedido es únicamente el cuadernillo de «Adjudicación de herencia» de la Notaría, y fotocopias de los DNIs de los herederos. (No obstante llevad todo lo que tengais, por si acaso… Lo típico de certificados de defunción, testamentos, etc.).

Se queda un ratito el funcionario introduciendo datos y al terminar te avisa.

Como en los papeles que te imprime aparece calculado los impuestos que tiene que ingresar cada uno (porque pueden tener que pagar distinta cantidad si son grados de parentesco distintos), ya sólo queda ir o al banco del difunto (y que se saque de la cuenta del fallecido previo a que luego se reparta) o cada uno a su banco y pagar allí la cifra que corresponda.

Una vez pagado, otro día, ya con el típico papel sellado / justificante de haber pagado, se vuelve a Gral. Mtnez. Campos a enseñarlo. Esta vez ya no hace falta cita previa: es ir en horario de 9:00 a 14:30 a la 1ª planta. Y no hace falta ir todos los herederos pero sí que el que vaya lleve a la vez todos los papeles.

En esa segunda visita te etiquetan con códigos los papeles que enseñaste en el banco cuando pagaste el impuesto. Y con esos papeles ya con sello/etiqueta oficiales, ya por fin será con lo que puedas ir a la sucursal de la cuenta del difunto a repartir el dinero de la cuenta bancaria.

• NOTA: En esta 2ª visita de después de haber pagado, te volverán a pedir el original de adjudicación de herencia ¡y una «copia simple» de ella ¡que luego se quedan!

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7.- IR AL BANCO CON TODOS LOS PAPELES OTRA VEZ

Una vez con todos los papeles que demuestran: la defunción, que estás en el testamento, que el notario ha corroborado que eres heredero, que has pagado tus impuestos de ciudadano…, entonces ya en el banco les indicas a qué cuenta de cada heredero traspasar cada parte del dinero de la cuenta del difunto.

La cuenta en la que ingresar tu parte del dinero puede ser de cualquier otro banco pero ha de ser una de la que seas titular. Es imprescindible obtener de tu banco un «Certificado de Titularidad«. Esto dependerá del banco pero por ejemplo ING y Bankia se puede generar y descargar por internet. (En típica zona de opciones, «más operaciones» y buscar algo de «emitir certificados»)

• NOTA: esa cuenta del difunto se cancela en el momento del reparto. (No cabe posibilidad de ‘dejar un poquito de dinero dentro’). Así que, si tenéis domiciliado recibos de una casa o algo, habrá que hacer en ese momento una cuenta conjunta nueva y decir en el banco que pasen los cargos que hubiera a la nueva.

El banco se fotocopiará todos los documentos que necesite y envía esas copias a su gabinete jurídico para que den el visto bueno a que se os transfiera el dinero. ¡Y ya no hacen falta más visitas ni trámites!: finalmente, unos 10 días después, si todo está correcto y no falta ningún papel, etc.,  dado que hacer transferencias es algo instantáneo y telemático, simplemente te llega el dinero a tu cuenta que indicaste y por fin habrás acabado: no te tienes que volver a personar en el banco ni en ningún sitio más. 🙂